Geschäftsreisen sind in vielen Branchen mittlerweile Teil des Arbeits-Alltags. Bei der Planung unterscheidet sich so ein Business Trip jedoch etwas von einer normalen Reise-Planung. Damit die Geschäftsreise erfolgreich wird, bereitet euch am besten mit Hilfe der Checkliste Geschäftsreise vor.

Planung der Geschäftsreise

Bei der Planung sollten im Vorfeld zuerst alle nötigen Genehmigungen und Freigaben eingeholt werden. Dann kann es an das Buchen der An- und Abreise und Unterkunft gehen. Manche Portale bieten Vergünstigungen für Geschäftsreisende an, es lohnt sich nach entsprechenden Business Tarifen zu fragen. Die An- und Abreise sollte so geplant sein, dass vor und nach den Terminen genug Zeit ist. Weder zu spät kommen noch ein Meeting zu früh verlassen zu müssen macht einen guten Eindruck. Das Hotel sollte nicht zu weit entfernt von den Meeting-Orten sein und idealerweise dicht am Bahnhof oder Flughafen liegen. Themen wie Reisekostenabrechnung, Spesenrechnungen etc. sollten ebenfalls vorher klar sein, damit es hinterher keine bösen Überraschungen gibt.

Gepäck für den Business Trip

Zur Checkliste Geschäftsreise gehört dann auch die Planung des Gepäcks. Je nach Termin, Branche und Anlass der Dienstreise sollte ausreichend angemessene Kleidung im Gepäck sein, und am besten in doppelter Ausführung, damit man am Meeting-Tag nicht das bekleckerte Hemd vom Vortag tragen muss. Da bei Geschäftsreisen immer ein gepflegtes Äußeres wichtig ist, sollten Kosmetik- und Hygieneartikel im Kulturbeutel nicht fehlen. Handspiegel, Reisekamm etc. sorgen auch kurz vor dem Meeting nochmal für ein aufgeräumtes Erscheinungsbild. Für z.B. die Meetings selbst sollte die Ausstattung mit Tablet PC, Laptop, Smartphone, Notizblock, wichtigen Dokumenten usw. nicht fehlen. Vor der Abreise einfach die Checkliste Geschäftsreise durchgehen und man ist auf der sicheren Seite.

Organisatorisches während der Dienstreise

Da wahrscheinlich die Arbeit am eigentlichen Arbeitsplatz weitergehen muss, sollten Vertretungen und Aufgabenverteilungen geklärt sein. Eine Abwesenheitsnotiz für den Mailverkehr, Telefonumleitung oder persönliches Abmelden bei Kunden, Geschäftspartnern oder Kollegen gehören in jedem Fall auf die Checkliste Geschäftsreise.
Dauert die Anreise etwas, kann die Zeit gut genutzt werden um letzte Vorbereitungen zu treffen, sich auf die Geschäftspartner einzustellen und ggf. noch deren Vita zu studieren oder sich über aktuelle Themen vorzubereiten, um z.B. leichter Small Talk halten zu können oder Pausen leichter zu überbrücken.
Wir wünschen viel Erfolg auf der Dienstreise und hoffen, die Checkliste Geschäftsreise hilft bei der Vorbereitung.
Das PDF zur Checkliste Geschäftsreise gibt es auch hier zum Download.

Checkliste Geschäftsreise

Organisatorisches für die Geschäftsreise:

□ Ordentlicher Koffer, Reisetasche, Handtasche
□ Hotelreservierung
□ Flugtickets, Bahntickets inkl. angegebener Identifikationsnachweise
□ Sitzplatzreservierung
□ Bahn-Card, Flugmeilen-Karte
□ Reservierungsbestätigung für Mietwagen
□ Wichtige Adressen und Telefonnummern der Meeting-Orte und Ansprechpartner
□ Personalausweis bzw. Reisepass (lange genüg gültig?)
□ Visum wenn nötig
□ Auslandskrankenversicherung regeln
□ Führerschein (international gültig?)
□ Vignetten
□ Ggf. Taxi-Gutscheine
□ Bargeld
□ EC-Karte, Kreditkarte

Zubehör für Meetings und Termine:

□ Tablet, Notebook etc. inkl. Ladekabel ggf. USB-Kabel (+Tasche)
□ Handy/Smartphone inkl. Ladekabel ggf. USB-Kabel
□ Notizblock/buch ggf. Kalender
□ Stift
□ Wenn nötig: Steckdosen-Adapter
□ Wichtige Dokumente als Ausdruck
□ Brieftasche bzw. Visitenkarten-Etui
□ Etui, Mappe etc. für wichtige Unterlagen oder zum Sammeln von Rechnungsbelegen
□ Speichermedien (USB-Stick, kleine Festplatte)
□ Unterhaltung für An- und Abreise (Zeitschriften, Bücher, Musik)
□ Reisewecker
□ Reise-Nähset
□ Brille, Sonnenbrille
□ Regenschirm
□ Kaugummi, Mundspray
□ Ggf. Reisefön, Reisebügeleisen (oft in Hotels vorhanden, am besten vorher nachfragen)
□ Visitenkarten
□ Navi bzw. Straßenkarten (auch mobil)
□ Stadtplan, Reiseführer, Wörterbuch
□ Knigge für die jeweilige Region lernen
□ Ein paar Vokabeln zur Begrüßung lernen

Kleidung für die Dienstreise:

□ Angemessene Business-Kleidung ggf. in doppelter Ausführung
□ Hemd oder Bluse
□ Krawatte
□ Anzug bzw. Kostüm
□ Blazer
□ Rock
□ Jackett
□ Schuhe
□ Socken, Strumpfhose
□ Unterwäsche
□ Schlafsachen
□ Extra Pullover/Strickjacke für die Reise
□ Bequeme Schuhe für die An- und Abreise
□ Ggf. Sport-/Schimmsachen für den Hotel-Sport Bereich
□ Shirts
□ Jacke/Mantel
□ Gürtel
□ Schmuck
□ Uhr
□ Falls nötig: legerere Kleidung für den Abend

Kulturbeutel für die Geschäftsreise:

□ Zahnbürste, Zahnpasta, Zahnseide
□ Duschgel, Haarshampoo
□ Deo, Parfüm
□ Kosmetik bzw. Schminkzubehör (inkl. Abschmink-Utensilien)
□ Rasier-Zubehör
□ Bürste, Kamm
□ Haarbänder, Spangen, Klammern
□ Haarspray, Haar-Gel
□ Creme, Bodylotion
□ Reiseapotheke
□ Handspiegel
□ Handcreme
□ Nagelfeile, Nagellack, Nagellackentferner
□ Hygieneartikel

Währenddessen am Arbeitsplatz:

□ Vertretung organisieren
□ Aufgaben verteilen und kommunizieren
□ Abwesenheitsnotiz für E-Mails
□ Rufumleitung
□ Adressen hinterlegen
□ Kollegen und Vorgesetze informieren
□ Ggf. Kunden, Geschäftspartner über Abwesenheit informieren
□ Prozess der Reisekostenabrechnung vorher klären

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